Normatief begroten en forecasten: sturen op normen in plaats van historie
Begroten is tot op heden nog altijd een van de fundamenten van financiële sturing in de zorg. Jarenlang is vooral historisch begroot: het budget van komend jaar werd gebaseerd op de plannen voor dat jaar en de resultaten van dit jaar. Het is een relatief eenvoudige aanpak, maar in een zorglandschap dat steeds dynamischer en complexer wordt, schiet historisch begroten vaak tekort.
Naast deze traditionele methode zijn er de laatste jaren nieuwe benaderingen in opkomst. Formatiegedreven begroten kijkt naar de personele capaciteit als bottleneck voor productie. Rolling forecasting verlengt de planningshorizon continu en maakt de forecast flexibeler en actueler. En steeds vaker komt ook normatief begroten in beeld: een manier van plannen die organisaties in staat stelt hun middelen en productie te koppelen aan duidelijke normen.
Wat is normatief begroten?
Bij normatief begroten wordt de begroting niet opgebouwd vanuit het verleden, maar vanuit de productiemiddelen die nodig zijn om een zorgproduct of -prestatie te leveren. Denk aan de inzet van functies per zorgzwaarte of het aantal uren dat gemiddeld hoort bij een bepaald zorgproduct, maar ook aan indirecte kosten, zoals vastgoed- en overheadkosten. Deze normen worden vertaald naar de benodigde middelen, formatie, en de bijbehorende (salaris)kosten. In de praktijk betekent dit dat instellingen veel beter inzicht krijgen in de relatie tussen productie, capaciteit en kosten. Waar historisch begroten vooral terugkijkt, biedt normatief begroten een veel exactere en flexibelere basis voor scenario’s en bijsturing gedurende het jaar.
Relevantie voor de zorg
Vooral in de VVT wordt normatief begroten al toegepast, vaak met het aantal bedden en de gemiddelde bezetting als uitgangspunt. Maar de methode is ook breder inzetbaar, bijvoorbeeld in de gehandicaptenzorg en de intramurale ggz. De kracht van normatief begroten ligt in het feit dat het resultaat ervan – in tegenstelling tot een historische begroting – een realistisch en actueel stuurmechanisme vormt. Wanneer de zorgzwaarte of de mix van cliënten verandert, kan de organisatie direct zien wat dat betekent voor de benodigde inzet en kosten.
Juist in een sector die te maken heeft met krapte op de arbeidsmarkt, veranderende bekostigingsstructuren en steeds nieuwe beleidsregels, is die flexibiliteit essentieel. Normatief begroten maakt het mogelijk om kort op de bal te zitten en strategische keuzes beter te onderbouwen.
De uitdaging van normbepaling
Als vertrekpunt voor normatief begroten kunnen instellingen kijken naar de landelijke normen die de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) vaststelt en geregeld herijkt. Echter, een gemiddeld aantal uren kan op papier kloppen, maar onvoldoende aansluiten bij de specifieke context van een organisatie, die bepaald wordt door operationele en strategische factoren. Zo spelen de mix van cliënten, de organisatie van afdelingen of de verdeling van functies en het beschikbare vastgoed een bepalende rol. Om die reden is het belangrijk om normen te bepalen die echt passen bij de eigen situatie. Hier kan externe expertise uitkomst bieden om de vertaalslag te maken van landelijke norm naar organisatie-specifieke normering. Wanneer deze normen vervolgens zijn ingeladen in de juiste begrotingstooling, kunnen scenario’s eenvoudig worden doorgerekend en kan de forecast doorlopend worden bijgesteld.
Samenwerking als sleutel
Normatief begroten is niet alleen een rekenkundige exercitie. Het vraagt om samenwerking tussen finance, zorg en ondersteunende diensten. Waar een historisch gedreven begroting vaak wordt opgesteld door controllers en management, vereist normatief begroten ook input van zorgprofessionals en andere functionarissen, zoals HR.
Die bredere betrokkenheid maakt het proces complexer, maar ook waardevoller. Controllers krijgen beter zicht op de realiteit van de werkvloer, terwijl zorgteams begrijpen hoe hun inzet zich vertaalt naar financiële sturing. Het resultaat is een begroting die niet alleen klopt op papier, maar ook gedragen wordt in de praktijk.
Naar een flexibelere begrotingsaanpak
Normatief begroten vraagt daardoor meer voorbereiding en samenwerking dan historisch begroten, maar het levert ook veel op: flexibiliteit, realisme en beter inzicht in de relatie tussen zorg en middelen. Het past in de bredere beweging naar passende zorg en toekomstbestendige bedrijfsvoering.
De aanvankelijke tijdsinvestering betaalt zich terug in echte waarde. Niet alleen financieel, maar ook in betere inzet van capaciteit en uiteindelijk in meer passende en betere zorg voor cliënten.
Hoe start je met normatief begroten?
Vijf praktische stappen
- Bepaal je uitgangspunten
Inventariseer welke zorgproducten of -prestaties je wilt normeren. Denk aan zorgzwaarte, gemiddelde uren per cliënt en indirecte kosten zoals vastgoed en overhead. - Verzamel normen
Start met landelijke normen (bijvoorbeeld NZa-beleidsregels) als referentiepunt. Analyseer of deze aansluiten bij jouw organisatiecontext: cliëntenmix, afdelingsstructuur, beschikbare functies en faciliteiten. - Vertaal naar organisatie-specifieke normen
Pas de landelijke normen aan op basis van jouw operationele en strategische realiteit. Externe expertise kan helpen om deze vertaalslag te maken en realistische normuren vast te stellen. - Integreer normen in je begrotingsmodel
Laad de normuren in een begrotingsmodel dat scenario’s kan doorrekenen. Zo kun je direct zien wat veranderingen in zorgzwaarte of bezetting betekenen voor capaciteit en kosten. - Werk samen en borg het proces
Betrek finance, zorgprofessionals, HR en ondersteunende diensten. Normatief begroten is geen rekenoefening, maar een gezamenlijke aanpak die zorgt voor draagvlak en realisme.
Auteurs: Henrico van Nijnatten & Nina Dinaux
Henrico van Nijnatten is Manager & Business Partner bij AAG en Nina Dinaux is Senior Product Consultant bij LOGEX.
