Transformeren: hoe doe je dat?

Op 1 februari jl. organiseerde het VVT-sectorbestuur het eerste VVT Event van 2024. Een inspirerende start op een prachtige locatie. Met dank aan Bince, kennispartner van Fizi, ontmoetten we elkaar in sprookjesachtige setting in Kasteel Groeneveld in Baarn.

Een locatie die zich leent voor inspiratie en mogelijk zelfs een sprankje magie. Precies wat we nodig hadden voor een energieke middag. Want in de dagelijkse praktijk zien zorgfinancials de druk op de bedrijfsvoering toenemen. Voor veel ouderenzorginstellingen zijn kleine aanpassingen in de bedrijfsvoering niet langer voldoende om de continuïteit te waarborgen. De ontwikkelingen vragen om een transformatie. Maar hoe pakken we dat aan?

Peter Joosten inspireerde de deelnemers en stimuleerde hun innovatieve denkvermogen. De toekomstonderzoeker leidde ons door een methodische benadering met behulp van het ‘Framework Foresight’. We gingen vervolgens in gesprek over de uitdagingen die financiële professionals kunnen ervaren wanneer ze de leiding nemen in een transformatieproces.

Deelnemer VVT Event:

“Het is ons allemaal duidelijk dat de ouderenzorg in de huidige vorm in Nederland niet houdbaar is. Als iedereen machteloos blijft zitten en denkt dat het te complex is, dan verandert er niks. Pas als het tot je doordringt dat elke wezenlijke verandering ertoe doet en elk mens ertoe doet, dan kun je een horde nemen en de volgende barrière proberen te slechten. Peter zette ons ‘aan’, om vervolgens in verschillende workshops aan de slag te gaan!”

Opgeladen gingen de deelnemers naar de verschillende workshopruimtes in het kasteel. De financials konden kiezen uit drie workshops: Van individueel je gesprekstechnieken vergroten, naar de organisatie meenemen in de samenwerking tussen techniek en de mens, tot een dialoogsessie over de kwaliteiten die de financial van morgen nodig heeft.

Hoe vergroot ik mijn impact? In gesprek als zorgfinancial

Joice Baten en Wendy Muller trapten in de workshop over gesprekstechnieken af met wat je kunt leren van ergernis en frustratie. Wanneer je als zorgfinancial met een multidisciplinair team werkt aan een businesscase, praat je soms inhoudelijk volledig langs elkaar heen. Wat doe je dan?

In de workshop leerden de deelnemers aan de hand van de vier vlakken in het gewaarwordingsmodel anders te kijken naar gesprekken. Om deze andere perspectieven eigen te maken, werd het model direct toegepast in rollenspel. Geen gemakkelijke opgave, want als zorgfinancial wordt vaak een sterke focus op de inhoud gevraagd.  De oefening daagde uit om meer stil te staan bij wat we horen, zien en ervaren.

In de groep kwam een groot verantwoordelijkheidsgevoel voor een sterke inhoud naar voren. In deze oefening werd duidelijk dat we daardoor soms kansen in de interne samenwerking laten liggen. Door in gesprekken de nadruk te leggen op de inhoud en slechts beperkt in gaan op wat we verbaal en non-verbaal nog meer waarnemen, ontstaan onderlinge irritaties. Deze irritaties gaan veelal over onvoldoende uitgesproken verwachtingen.

Transformatie is een samenwerking tussen techniek en de mens

René Lolkema en Paul Ulrich van kennispartner Bince gingen met de deelnemers in gesprek over de veranderende rol van de financial ten aanzien van managementinformatie. In het verleden was de financial vaak gebruiker én opsteller van de managementinformatie. Tegenwoordig levert BI steeds vaker de feiten en cijfers aan. Op het snijvlak van processen, data en applicaties ligt een kans voor de financial om een leidende rol te pakken.

De deelnemers gingen vervolgens aan de slag met een checklist om zelf met BI te groeien. In groepjes werd gediscussieerd over achtereenvolgens:

• Organisatie
• Inzichten
• Data & processen
• Infrastructuur

Ieder onderwerp werd na de discussie plenair besproken om kennis en inzichten uit te wisselen. Ter illustratie: De organisatie vraagt gedragenheid van bestuur en van de hele organisatie. Inzichten moeten begrijpelijk en direct bruikbaar zijn. Data en processen mogen niet afhankelijk zijn van één persoon en uniformiteit in de inrichting is van belang. Wat betreft infrastructuur moeten de bronsystemen gestructureerd zijn ingericht. De kwaliteit van de registratie is op orde en er is een inhoudsdeskundige per domein om de data te valideren.

Het werd duidelijk dat financials mooie kansen hebben om een leidende rol te pakken en te groeien met BI. Daarom is het van belang om vanaf het begin aan tafel te zitten in deze ontwikkeling bij jouw organisatie. Je bent dan in staat kritische vragen te stellen en kunt multidisciplinair samenwerken (ook buiten de eigen organisatie).

Kwaliteit van de financial van morgen

Bestuurders Edwin Kalbfleisch en Jeroen Lambriks namen de deelnemers mee in een casus die in iedere workshop centraal stond:

Stel je voor dat jouw zorgorganisatie besluit een nieuwe locatie te openen. Alle oude bedrijfsmodellen laten zien dat deze locatie niet rendabel kan draaien. Er lijkt sprake te zijn van tegengestelde belangen: de ambitie vraagt teveel geld, de lat moet lager. Of niet?

In de dialoogworkshop werd helder dat het niet meer gaat om altijd ‘in control’ zijn, maar om in te kunnen spelen op sterk wisselende omstandigheden. Na een korte uitleg over transitiekunde gingen de deelnemers op zoek naar antwoorden op de vraag: Welke kwaliteit heeft een financial van morgen nodig?

Als vaste Fizi-blogger zal Edwin Kalbfleisch ons in een volgende blog meenemen in de antwoorden op deze vraag. Een overzicht van de blogs vind je in onze kennisbank.

Transformatiespreuken

Na een bruisende middag sloten we plenair af. We haalden gezamenlijk de rode draden op uit de diverse workshops:

• Als zorgfinancial kun je de beleving hebben dat je de verantwoordelijkheid op inhoud sterker voelt dan het management;
• Het is goed om je bewust te zijn van de diverse niveaus van een gesprek, ook naast de inhoud. Goed om hier tussen te schakelen zodat je meer uit de samenwerking kunt halen.
• Er bestaat een dilemma tussen control en transitie. Een transformatie vraagt om ruimere kaders.
• De rol van een zorgfinancial is veel breder dan een positief of negatief resultaat van een businesscase.
• Het is van belang om aan de voorkant vragen stellen om het denkproces met elkaar op gang te krijgen vanuit de diverse disciplines.
• Het gaat over ‘exploitatie versus exploratie’. Waar willen we naartoe? En hoe komen we daar?
• Het gaat om communicatie en je bewust zijn van het samenspel: op het juiste moment aan de juiste tafel aanschuiven.

Elkaar blijven opzoeken

Tijdens de plenaire afsluiting van de middag kwam naar voren dat we allen de urgentie voelen. En dat elkaar opzoeken veel toegevoegde waarde heeft!

Benieuwd naar meer foto’s van het VVT Event?
Bekijk dan de volledige fotoreportage.