5 focuspunten voor het hoofd administratie om impact te verhogen

CFO, concerncontroller, manager Finance en control en de businesscontroller; het hoofd administratie staat in hun schaduw. Je vraagt je soms zelfs af wat deze persoon nu eigenlijk doet. Jammer, want een goed hoofd administratie is goud waard: deze stelt elke periode vast dat de cijfers betrouwbaar zijn, zodat het management daarmee aan de slag kan gaan.

Stelt vast? Zeker!

Je gaat er niet van uit dat de cijfers betrouwbaar zijn, maar je stelt vast. ‘Uitgaan doe je in het weekend’ is het adagium.

Het vaststellen gebeurt door het uitvoeren van een periodeafsluiting. Dit gebeurt vaak in drie stappen. De eerste stap is zorgen dat alle informatie zoals facturen, salarissen, opbrengsten et cetera. in de administratie is opgenomen. De tweede stap is het uitvoeren van controles. De derde stap betreft het goedkeuren en vrijgeven van de administratie zodat deze inzichtelijk is voor het management en de controllers. Tussen stap twee en drie is er een cijferoverleg met business control om over en weer bevindingen met elkaar te delen.

“Ga gesprekken aan om anderen te leren kennen. Vooral om te luisteren waar verbeteringen in de aan- of oplevering vanuit de administratie beter kan.” 

Edwin Kalbfleisch

5 belangrijke focuspunten

Om te zorgen dat zowel het hoofd als het team administratie optimaal functioneren volg je onderstaande vijf focuspunten.

Focuspunt 1: Registratie aan de bron

Zorg voor het principe First time right. Ook wel ‘betrouwbare registratie aan de bron’ genoemd. Dit betekent een eenduidige en eenmalige vastlegging in de daarvoor bestemde applicaties. Dit levert tijdswinst op en voorkomt fouten. Zorg voor een mentaliteit van continu verbeteren. Kijk steeds waar verbeteringen mogelijk zijn met betrekking tot de aanlevering van informatie. Bijvoorbeeld op het proces van digitaal boeken en het controleren en verwerken van facturen van leveranciers. Stel hierbij de vraag welke facturen niet voldoen aan de standaard (qua tenaamstelling, kostenplaats, rekeningnummer et cetera) en wat dus onnodige uitval en verstoring van het proces oplevert.  

Focuspunt 2: Laat de kaas niet van het brood eten

Fiscaliteit, verslaggeving, projectenadministratie, bekostiging enzovoort zijn niet altijd makkelijke vraagstukken. Verdiep je hierin en pak ze op in plaats van door te schuiven naar een collega. Laat zien dat je autoriteit hebt op deze onderwerpen en pak het eigenaarschap. Beschik je nog niet over de kennis? Ga een training volgen. Een andere een mogelijkheid is sparren met vakgenoten! Bijvoorbeeld door het organiseren van een lerend netwerk met vakgenoten van zorgaanbieders uit de regio. Hierin kun je vakinhoudelijke thema’s, problemen of vraagstukken bespreken en/of uitdiepen. Ook thema’s over de uitoefening, de zachte kant van het vak, kunnen dan op de agenda staan.

Focuspunt 3: Proces mining inzetten voor optimalisatie

Digitalisering is cruciaal voor de administratie. Zowel om de kosten omlaag te brengen door efficiënter te werken, maar ook om sneller inzicht in de financiële cijfers te hebben. Digitalisering van de administratie betekent niet alleen nadenken over welke applicaties nodig zijn en over de koppeling daartussen, maar ook hoe je processen kan optimaliseren. Dit kan door proces mining.

Dit is een techniek om processen binnen een organisatie te analyseren. Met behulp van software wordt data uit de applicatie van een specifiek proces geanalyseerd. Bijna alle handelingen worden opgeslagen in een logboek. Hierin staat beschreven op welk tijdstip een bepaalde handeling is uitgevoerd en op welke order of case deze betrekking heeft. Soms wordt ook gelogd wie de handeling heeft uitgevoerd en hoelang de handeling duurde.

Process Mining verwerkt deze data automatisch en geeft een overzicht van het proces weer. Het is direct visueel duidelijk hoe het proces er nu uitziet en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van hoe het proces er eigenlijk uit zou horen te zien. Dit kunnen afwijkingen zijn in termen van tijd, resultaat of de volgorde van handelingen. Je ‘tekent’ het proces dus vanuit de beschikbare data. 

Bijvoorbeeld: welke salaris uitbetaling voldoet niet aan de CAO? Dit overzicht vormt de basis. Niet alleen om controle uit te voeren, maar ook te ontdekken waar de afwijkingen zitten en indien nodig verbeteringen door te voeren.

Focuspunt 4: Transparant escaleren

Escaleren. Hier zijn niet altijd positieve gedachten bij. De gedachte is al snel dat het gaat om een ‘politiek’ machtsspelletje. Met als gevolg dat je maar niets doet als er gedoe is bij tegengestelde belangen. Het hoofd administratie wil bijvoorbeeld wel een post boeken en business control niet. Of de aanlevering van informatie verloopt niet goed. Het gaat dan vaak over spanning tussen regels en afspraken; wat is gewenst vanuit een belang. Bij een dergelijke spanning kan het hoofd administratie beter transparant escaleren. Dus benoem het vraagstuk en ga samen naar bijvoorbeeld de leidinggevende om dit voor te leggen en met elkaar in gesprek te gaan om zo te komen tot een goede uitkomst. Laat het in ieder geval niet liggen, hierdoor ontstaat frustratie bij de administratie over het niet voldoen aan verwachtingen van gebruikers van de informatie.

Focuspunt 5: Maak verbinding

Elke dag in de weer met vaststellen dat de cijfers betrouwbaar zijn? Geen tijd vrijmaken om het kantoor te verlaten? Niemand ziet en hoort je? Dit kan en moet anders. Ga gesprekken aan om anderen te leren kennen. Vooral om te luisteren waar verbeteringen in de aan- of oplevering vanuit de administratie beter kan. Loop een keer mee met zorgmedewerkers of een ondersteunende afdeling en vraag waar zij tegenaan lopen. Kijk hoe je kunt helpen om dit op te lossen. Hiermee bouw je een relatie op en dit helpt als je toch een keer moet escaleren.

Andere manier van denken en werken levert tijd op

Grote plannen zijn niet nodig om met deze focuspunten aan de slag te gaan. De focuspunten hebben vooral te maken met een andere manier van denken en (samen)werken. Ga intern het gesprek hierover aan of doe dit in een lerend netwerk met vakgenoten uit de regio. Of plan eens een inspiratiesessie. Het zal mogelijk in het begin meer tijd kosten maar het gaat daarna zeker tijd opleveren en komt ten goede aan de betrouwbaarheid van de cijfers. Dan houd je tijd over om in het weekend uit te gaan in plaats van te werken!

Auteur: Edwin Kalbfleisch
Edwin Kalbfleisch wil met zijn blogs het financieel management in de zorg versimpelen en daarmee een brug te slaan tussen de theorie en de praktijk. Hij zit in het Raad van Bestuur bij De Zorgcirkel en is schrijver van het boek ‘Financieel management in de zorg ontcijferd’.