Business control die betere zorg mogelijk maakt
Van cijfers toelichten naar keuzes beïnvloeden
Veel business controllers worden pas aangehaakt in een besluitvormingsproces als de keuze al gemaakt is. Dan rest vooral het verklaren van afwijkingen, het toelichten van cijfers en het terugkijken op wat al besloten is. Terwijl juist vóór het besluit de meeste waarde toegevoegd kan worden.
In het ontwikkeltraject BC 2.0 werken zorgfinancials daarom aan een vraag die in veel organisaties herkenbaar is: hoe vergroot je je waarde als business controller zonder op de stoel van de manager, directeur of bestuurder te gaan zitten?
Die vraag wordt relevant zodra gesprekken niet meer alleen over cijfers gaan, maar over keuzes. Over personele inzet, kwaliteit van zorg, financiële ruimte en de beschikbaarheid van zorg. Juist dan voegt de business controller waarde toe: door zichtbaar te maken wat er op het spel staat, welke afwegingen nodig zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het eigenaarschap van het besluit blijft bij de persoon waar het thuishoort.
De valkuil van de operatie
De praktijk is weerbarstig. Het begint vaak klein: een verzoek om een lijstje, een toelichting op een afwijking of een snelle duiding van cijfers. Voor je het weet, zit je vooral in een rol waarin achteraf wordt gerekend, verklaard en verantwoord.
Terwijl de meeste waarde juist ontstaat op het moment dat er nog ruimte is om keuzes te beïnvloeden. Bijvoorbeeld wanneer een afdeling kampt met personeelstekorten en de druk oploopt. Kies je voor tijdelijke inhuur, schaal je zorg af of organiseer je het werk anders? Dat zijn momenten waarop financiële inzichten helpen om gevolgen zichtbaar te maken, niet alleen financieel, maar ook voor werkdruk, kwaliteit en continuïteit van zorg.
Juist dan helpt het om vragen te stellen als:
- Welk doel dient deze keuze eigenlijk?
- Welke consequenties zien we nu al aankomen?
- Wat blijft nog buiten beeld?
- Wie moet hierover meepraten om tot een goede afweging te komen?
Meer invloed begint bij een ander vertrekpunt
De vraag: “Wat kan ik voor je betekenen?” leidt vaak opnieuw tot een verzoek om een lijstje. Logisch ook, want dat is in veel organisaties nog steeds het dominante beeld van business control.
Meer invloed ontstaat wanneer je het gesprek anders begint. Namelijk vanuit de praktijk van de zorgmanager. Wat probeert een zorgmanager te realiseren? Waar loopt iemand echt tegenaan? Waar zit spanning? Vraag door naar de onderliggende bedoeling van het lijstje om zo de echte vraag helder te krijgen.
Wie goed luistert en doorvraagt, hoort vanzelf de thema’s waarop Business Control van grote waarde kan zijn. Wanneer je vervolgens ondersteuning biedt die aantoonbaar van waarde is veranderd, ontstaat er ruimte voor een gesprek over de invulling van jouw rol als business controller.
Regie pakken als Finance & Control
Steviger positioneren vraagt namelijk niet alleen iets van de individuele business controller, maar ook van Finance & Control als geheel.
Ga daarom met elkaar in gesprek over drie vragen:
- Wat wordt onze bijdrage aan de bedoeling van de organisatie?
- Wanneer vinden we dit een succes?
- Welke waarde wordt door wie geleverd?
Hiermee ontstaat een heldere positionering van Finance & Control met de toegevoegde waarde die men kan verwachten en met duidelijke rollen. Ontwikkeltijd en ontwikkelbudget zullen makkelijker loskomen.
Eerder scherpte brengen
In het huidige BC 2.0-traject zien we dat business controllers niet altijd vanzelf vroegtijdig worden betrokken. Dat is zelden onwil. In de dynamiek van een zorgorganisatie gaat het in de eerste plaats om de inhoud en wat vandaag opgelost moet worden. Het besef dat interventies financiële impact hebben komt dan vaak als sluitstuk.
Juist daarom vraagt steviger positioneren ook iets van de business controller zelf: verwachtingen expliciet maken, verantwoordelijkheden duiden en het gesprek opzoeken voordat de analyse alleen nog een verklaring achteraf wordt.
Amanda Haan-Van der Meijden, Business Controller Leger des Heils
“Wat mij in de eerste modules vooral verraste, is hoeveel verschil het maakt als je je bewust bent van je eigen reflexen in een gesprek. Mijn neiging was om dingen snel zelf op te pakken. Door juist uit te spreken wat je van de ander verwacht, ontstaat een betere verdeling van werk en blijft de verantwoordelijkheid beter op de juiste plek.”
Spreken in termen van zorg, niet alleen van euro’s
Wie als business controller wil bijdragen aan betere keuzes, moet eerst goed begrijpen waar het gesprek werkelijk over gaat. Een afwijking in uren, productie of kosten staat zelden op zichzelf. Achter zo’n cijfer zit vaak een vraag over personele inzet, werkdruk, kwaliteit van zorg, beschikbaarheid van zorg of de manier waarop het werk is georganiseerd.
Daar begint de rol als sparringpartner. Door nieuwsgierig te luisteren, de context te begrijpen en vragen te stellen die helpen om de situatie scherper te krijgen. Wat zien we hier eigenlijk gebeuren? Welke keuze ligt hieronder? Welke consequentie schuiven we vooruit als we dit laten liggen? En wie moet hierover meepraten om tot een goede afweging te komen?
Zo verschuift het gesprek van cijfers toelichten naar samen onderzoeken wat nodig is. De business controller blijft dicht bij de eigen expertise en brengt die expertise in op het moment dat het gesprek daarom vraagt: door samenhang zichtbaar te maken, consequenties te benoemen en het eigenaarschap helder te houden.
Business Controller Bernhoven Ziekenhuis
“De eerste modules geven direct handvaten om intern het gesprek aan te gaan over de rol en positie van de business controller: welke meerwaarde kun je bij besluitvorming leveren vanuit jouw functie, hoe kun je met jouw houding en gedrag invloed uitoefenen tijdens een gesprek met management of directie? Waar zitten kansen en mogelijkheden om rolduidelijkheid te creëren en iedereen meer in zijn/haar kracht te zetten?”
Zet je expertise bewust in
Daar zit de winst voor de business controller. Je hoeft het besluit niet over te nemen om van waarde te zijn. Door je expertise actief in te brengen, kun je samen tot een betere afweging komen. Voor de organisatie, voor zorgmedewerkers en uiteindelijk voor de mensen die zorg nodig hebben.
Wie dat bewust doet, vergroot de waarde van business control: niet als sluitstuk van de rapportage, maar als stevige schakel in goede, beschikbare en betaalbare zorg.
Ontwikkeltraject BC 2.0: Steviger in je rol als business controller
Dit traject is voor jou als je vindt dat jouw impact verder kan reiken dan je huidige rol en is toegesneden op de praktijk van zorgfinancials.
Auteur: Cisca de Graaf & Joice Baten
Cisca de Graaf is een strategisch business controller en coach bij Controlyse met ruime ervaring in complexe organisaties. Joice Baten is een ervaren controller, trainer en coach bij &Joice met een scherp oog voor zowel proces als persoon.
