De nieuwe jas van ic-functionaris

Elke zorgorganisatie heeft een interne controlefunctionaris (hierna: ic-functionaris). Simpelweg omdat die verplicht is. De ic-functionaris stelt vast of aan de voorwaarden is voldaan die zijn gesteld aan het leveren, registreren en declareren van de zorg. Wet- en regelgeving en de contracten die zijn afgesloten met zorgkantoren, verzekeraars en gemeenten geven de voorwaarden aan. Het werk bestaat vooral uit dossiercontroles. Dat is jammer, want er kan zoveel meer. Dat is leuker voor de ic-functionaris en levert uiteindelijk meer toegevoegde waarde voor de organisatie.

Hieronder vijf aanbevelingen aan de ic-functionaris om een ‘nieuw jasje’ aan te trekken:

Aanbeveling 1: richt je op de beheersmaatregelen   

Stop met het 100% tijd besteden aan het controleren van informatie die in het dossier staat. Ofwel stop met 100% gegevensgerichte controle. Richt je op de beheersmaatregelen die zorgen dat de informatie goed in het dossier staat. Ga aan de gang met systeemgerichte controle. En wat doe je dan? Je richt je op het beoordelen van procedures, richtlijnen, werkinstructies, functiescheiding, signaleringen en rapportages die ervoor zorgen dat het elektronisch cliënten dossier (hierna: ECD) voldoet aan de eisen.

Door je meer te richten op de beheersmaatregelen en daarover te adviseren en te bespreken met de betrokken mensen zorg je dat de organisatie ‘in control’ is of komt.

Aanbeveling 2: kijk door de bril van de zorgprofessional  

Kijk niet alleen door de bril van controle naar de beheersmaatregelen, maar ook door de bril van de zorgprofessional. Je kijkt dan of de beheersingsmaatregelen niet alleen zorgen dat de organisatie in control is, maar ook of deze de zorgprofessional faciliteren. Bijvoorbeeld of het ECD aansluit bij het methodisch werken of dat er registratie aan de bron is om te voorkomen dat er dubbele invoer nodig is.

Door zo te kijken en te onderzoeken help je de zorgprofessional om meer tijd aan de cliënt te besteden.

Aanbeveling 3: houd je bezig met de vraag of de geleverde zorg ook wordt betaald  

Houd je niet alleen bezig met de vraag of voldaan is aan de voorwaarden. In vakjargon noemen we dit controle op juistheid. Maar voeg waarde toe door antwoord te geven op de vraag of de geleverde zorg volledig geregistreerd en gedeclareerd is. En, niet onbelangrijk, ook betaald krijgt. Bijvoorbeeld of de herindicaties en meerzorg tijdig worden aangevraagd. Dit noemen we controle op volledigheid. Je richt je dan weer op de beheersmaatregelen.

Aanbeveling 4: heb aandacht voor wijzigingen in wet- en regelgeving  

Om vast te stellen of aan de voorwaarden is voldaan, wordt er een controleplan opgesteld dat wordt afgestemd met de accountant. Hierin staan de werkzaamheden vermeld. Te vaak is het opstellen van het controleplan een rituele dans; een kopie van vorig jaar. Daarnaast is er ook geen tussentijdse check op welke wijzigingen in wet- en regelgeving gevolgen heeft voor de controle. Dit met als resultaat dat de organisatie risico’s loopt.

Een voorbeeld van waar het niet goed is gegaan bij VVT-organisaties is de ZZP-10, toen de indicatiestelling overging van het CIZ naar de specialist oudergeneeskunde. De materiële controle van het zorgkantoor heeft toen geleid tot terugbetaling. Je kunt dan de conclusie trekken dat zowel de beheersmaatregelen niet op orde zijn als dat de ic-functionaris heeft zitten slapen.

Aanbeveling 5: maak een adviesbrief  

Na afloop van de controle wordt er een rapportage opgesteld. Nu is dit nog vaak een kruisjeslijst waarin staat wat wel en niet voldoet. Dit kan beter door de rapportage te vervangen door een adviesbrief. Hierin staan naast de bevindingen ook een oorzaakanalyse en adviezen voor verbetering. Bijvoorbeeld over de beheersmaatregelen vanuit de bril van controle en de bril van de zorgprofessional.

Dan nog een tip met betrekking tot rapporteren: Beschrijf in begrijpelijke taal wat is waargenomen, kijk uit met normjargon en houd het kort. Het kan afschrikken en niet iedereen kan normterminologie interpreteren. En visualiseer in plaats van veel tekst te gebruiken.

Dus trek je oude jas uit en ga het nieuwe jas passen. Het zal tijd en opleiding kosten, maar dan voeg je echt waarde toe!

Auteur: Edwin Kalbfleisch
Edwin Kalbfleisch wil met zijn blogs het financieel management in de zorg versimpelen en daarmee een brug te slaan tussen de theorie en de praktijk. Hij zit in het Raad van Bestuur bij De Zorgcirkel en is schrijver van het boek ‘Financieel management in de zorg ontcijferd’.