Doorbreek de verticale blik op cijfers

Als financiële resultaten afwijken van de verwachting vragen we ons af waar deze afwijkingen precies door worden veroorzaakt. We gaan dan analyseren op basis van de reguliere begroting en een vergelijking met cijfers uit voorgaande jaren. Daarbij zijn we gewend om vooral verticaal naar resultaten te kijken: vanuit de financiële rapportage, met kosten en opbrengsten afzonderlijk gepresenteerd en zonder expliciete relatie tot elkaar. Soms doen we nog wel een poging met kengetallen om het bij elkaar te brengen.

Hoewel deze benadering inzicht kan geven in de omvang van de afwijking, blijft zij beperkt als het gaat om het achterhalen van de oorzaken. Het geeft dus geen antwoord op de vraag: ‘Waar zit het nu precies in?’. Door uitsluitend naar totalen en gemiddelden te kijken, ontbreekt zicht op de onderliggende verschillen binnen de organisatie. Juist die verschillen zijn vaak bepalend voor het financiële resultaat.

Het werken met financiële dwarsdoorsnedes biedt hier uitkomst. Dwarsdoorsnedes zijn noodzakelijk om tot gerichte analyse en sturing te komen. Inzicht en leren ontstaan immers niet uit gemiddelden, maar uit het begrijpen van verschillen.

In de praktijk blijkt echter dat dwarsdoorsnedes nog onvoldoende structureel worden toegepast. Dwarsverbanden worden pas gemaakt bij financiële druk, maar zijn niet standaard ingebed in de reguliere planning- en controlcyclus. Dat is een gemiste kans. Het leidt namelijk tot beter onderbouwde gesprekken en effectievere besluitvorming, én je houdt beter vinger aan de pols hoe het er financieel voor staat.

Een aantal dwarsdoorsnedes uit de praktijk:

Dwarsdoorsnede: behandelzaken

De dwarsdoorsnede behandelzaken confronteert de vergoeding voor behandeling met de kosten daarvan. De vergoeding voor behandeling is een opslag op het ZZP-tarief die gepresenteerd wordt als opbrengst, maar daar vaak niet apart zichtbaar is. De kosten voor behandeling zijn verspreid over verschillende posten: inzet van behandelaren binnen de personele kosten en medicatie binnen de materiële kosten. In samenhang bepalen zij echter het resultaat op behandelzaken. Zo wordt zichtbaar waar structurele overschrijdingen ontstaan, waar juist ruimte zit en of afwijkingen het gevolg zijn van volume, inzet, werkwijze of organisatie.

Dwarsdoorsnede: overhead

Overhead kan beter worden beoordeeld door er een dwarsdoorsnede van te maken. Overheadkosten zijn vaak beperkt inzichtelijk – en zeker de samenhang tussen decentrale en centrale overhead ontbreekt regelmatig. Door decentrale en centrale overhead in samenhang met het primaire proces te beschouwen, ontstaat een completer beeld. Dit maakt het mogelijk om niet alleen te oordelen over de hoogte van de overheadkosten, maar vooral om het gesprek te voeren over de balans tussen de inrichting van de organisatie en de toegevoegde waarde van de dienstverlening die vanuit de overhead wordt geleverd.

Dwarsdoorsnede: licenties

De dwarsdoorsnede licenties brengt licentiekosten samen met diverse samenhangende kosten. In de praktijk worden licentiekosten veelal verantwoord bij ICT, terwijl samenhangende kosten landen bij andere staf- en ondersteunende diensten. Bijvoorbeeld die van scholings- en begeleidingskosten. De licentiekosten van e-learnings worden bij ICT geboekt, terwijl de kosten voor scholing bij HR zijn ondergebracht, in de vorm van directe opleidingskosten en personele inzet, zoals praktijkopleiders.

Bekijken we deze kosten in samenhang, dan ontstaat inzicht in de totale opleidingsinspanning en kan worden vastgesteld of wordt voldaan aan de 2%-norm voor opleidingskosten. Het wordt zichtbaar of we niet te veel of te weinig investeren in opleidingskosten. De dwarsdoorsnede voorkomt dat afzonderlijke posten op orde lijken, terwijl het totaalbeeld dat niet is.

Dwarsdoorsnede: vernieuwing

De blog De zorgexploitatie van gisteren belemmert de vernieuwing van morgen gaat over het kijken naar de zorgexploitatie in dwarsdoorsnede. Wie strikt binnen het bestaande budget blijft en het budget voor personele kosten in de directe zorg volledig benut, beperkt de ruimte voor vernieuwing. Juist investeringen in technologie, domotica, innovatie en de inzet van vrijwilligers vragen om een bredere blik op de exploitatie dan afzonderlijke kostenposten.

Dwarsdoorsnede: resultaat per zorgvorm

De dwarsdoorsnede resultaat per zorgvorm laat zien hoe afzonderlijke zorgvormen presteren, los van locatie of organisatorisch onderdeel. Door wijkverpleging, VPT, MPT, ELV en intramurale zorg over de hele organisatie samen te nemen, ontstaat inzicht in waar structureel waarde wordt gecreëerd – of juist niet.

Van verklaren naar begrijpen

Financiële dwarsdoorsnedes blijven vaak buiten beeld, omdat ze niet vanzelfsprekend terugkomen in reguliere rapportages. Ze kennen geen natuurlijke eigenaar: iedereen beschikt over een stukje van de puzzel, maar niemand over het geheel. Bovendien is het in kaart brengen ervan bewerkelijk. Juist daarom zijn dwarsdoorsnedes zo waardevol. Ze doorbreken het verticale denken, maken verschillen zichtbaar en brengen het gesprek op gang over wat er écht gebeurt. Wie ze pas inzet wanneer de cijfers rood kleuren, is te laat. Wie ze structureel benut, stuurt niet op incidenten maar op inzicht. Dwarsdoorsnedes zijn daarmee geen luxe, maar een voorwaarde voor proactieve en volwassen financiële sturing. BI maakt het mogelijk om zulke dwarsdoorsnedes structureel en laagdrempelig beschikbaar te maken.

Auteurs: Edwin Kalbfleisch & Sander van der Rijt
Edwin Kalbfleisch is werkzaam als Voorzitter Raad van Bestuur bij De Zorgcirkel en is schrijver van het boek ‘Financieel management in de zorg ontcijferd’.

Sander van der Rijt is Business Controller bij De Zorgcirkel.