Rolling forecast: sturen met de blik vooruit

Heb je altijd al meer willen weten over rolling forecast? Hieronder lees je hoe het werkt en eruitziet.

Waarom traditioneel begroten tekortschiet

‘Ga werken met de rolling forecast’ hoor je steeds vaker. Logisch: traditioneel begroten kost maanden werk. Vaak zit er 4 tot 5 maanden tussen start van het opstellen van de begroting en goedkeuring door de raad van toezicht. Tegen de tijd dat de begroting klaar is, is hij vaak al achterhaald.

En dan is er nog een groter probleem: de begroting is statisch. Eenmaal vastgesteld verandert hij niet meer, terwijl de werkelijkheid elke dag beweegt. Denk aan een veranderde zorgzwaarte. Zo raakt de norm langzaam losgezongen van de praktijk. En ben je heel het jaar terugkijkend aan het uitleggen waarom de realisatie afwijkt van de begroting.

Wat is een rolling forecast?

Een rolling forecast is een prognose die verder gaat dan het kalenderjaar. Je kijkt steeds een vaste periode vooruit, bijvoorbeeld 12 of 18 maanden en die schuift telkens door. In plaats van één keer per jaar een begroting te maken voor het hele kalenderjaar, werk je continu met de meest actuele inzichten en veranderingen. Bijvoorbeeld: verhoging van de CAO, aanpassingen in de Nza-tarieven of stijgende materiële kosten. De norm beweegt dynamisch mee: niet langer gebaseerd op oude aannames, maar op wat er nú gebeurt.

Waar het bij traditioneel begroten vooral gaat om terugkijken en budgetbewaking, draait de rolling forecast om vooruitkijken, bijsturen en scenario’s doorrekenen. In de praktijk zie je zorgorganisaties die stoppen met traditioneel begroten, maar ook organisaties die het naast de rolling forecast blijven gebruiken. Veelal in afstemming met de inhoudelijk verantwoordelijke.

Belangrijk om te benoemen: een rolling forecast is geen vervanging van taakstellend begroten, maar een manier om zo nauwkeurig mogelijk te voorspellen. Het is geen feestje van de financials, maar een werkwijze waarmee de (resultaat)verantwoordelijken beter kunnen sturen en eigenaarschap nemen.

Drivers centraal in de rolling forecast

In tegenstelling tot een traditioneel financieel overzicht, staan in een rolling forecast niet de kosten en opbrengsten centraal, maar de drivers. Een driver is een variabele of kengetal die direct invloed heeft op de financiële uitkomsten en wordt gebruikt om prognoses te maken. Het gaat daarbij om de oorzaken, niet om de gevolgen die je in een traditioneel overzicht terugziet.

Goede drivers sluiten aan bij het type organisatie, zijn logisch, bepalend voor het resultaat en herkenbaar voor iedereen die met de forecast werkt. Ze kunnen zowel operationeel als financieel zijn. Voor een VVT-organisatie zijn bijvoorbeeld de ZZP’s (aantal verpleegdagen × tarief per maand) en de personeelskosten (aantal verloonde FTE × kosten per FTE) geschikte drivers.

Zo houd je het model werkbaar

In een rolling forecast kun je niet alle opbrengsten en kosten koppelen aan een driver. Denk aan vaste huur, afschrijvingen, verzekeringen en overheadkosten. Deze hebben geen directe relatie met bijvoorbeeld de opbrengsten uit verpleegdagen of de personeelskosten. Het gaat dan vaak om constante kosten of om niet driver-afhankelijke kosten/opbrengsten met een eigen ontwikkelingspatroon.

Je kunt deze posten in een aparte categorie opnemen als niet driver-gebonden kosten, bijvoorbeeld voor kosten en opbrengsten, maar ook gesaldeerd. Je voorspelt ze op basis van historische cijfers en bekende contractafspraken. Alleen wanneer er wijzigingen zijn, bijvoorbeeld indexaties of nieuwe contracten, pas je ze aan. Zo blijft het driver-gedeelte van je forecast overzichtelijk en zuiver.

De vuistregel is: gebruik drivers waar ze écht waarde toevoegen en behandel de rest als vaste blokken. Niet alle posten hebben een even hoog effect op het resultaat. Zo blijft je rolling forecast robuust, beheersbaar en eenvoudig bij te werken.

Een voorbeeld uit de praktijk

Bij het uitgangspunt van twee drivers en een categorie niet-drivergebonden kosten zou dit het resultaat kunnen zijn (bedragen x € 1.000):

De kracht van de rolling forecast is dat je stuurt op een beperkt aantal operationele drivers. In dit geval: het aantal cliëntdagen (op basis van wachtlijst, verwachte opnames en beschikbaarheid) en het aantal verloonde FTE’s (in plaats van een rooster). Hierdoor sluiten de prognoses direct aan bij de dagelijkse praktijk (wat je op de werkvloer ziet) en zie je maandelijks de impact op kosten, opbrengsten en rendement bij wijziging van drivers. In dit voorbeeld zie je een dalend rendement door een relatief vaste omzet, door gelijkblijvende bezetting en een stijging van de loonkosten en overige kosten. Uiteraard moet de stijging van de kosten ook verklaard worden. Bij personeelskosten kan stijging van het ziekteverzuim de oorzaak zijn.

Vijf tips voor een succesvolle rolling forecast

Waar moet je op letten als je aan de slag gaat met een rolling forecast? Hieronder een aantal aandachtspunten:

1. Hou het klein: start met een klein aantal drivers en breid die uit als er genoeg kennis en ervaring is.
2. Betrek de lijn: vooral degene die moet rapporteren en de (resultaat)verantwoordelijken voor meer draagkracht en toegevoegde waarde als stuurelement. Zo kun je beleidsregels ook verwerken en blijft de forecast een lerend instrument.
3. Beperk dubbel werk: betrek de raad van toezicht, ondernemingsraad en en cliëntenraad bij het implementatieproces om dubbel werk (begroting én forecast) te beperken.
4. Communiceer helder. Besteed bij de voorbereiding en implementatie veel aandacht aan uitleg, nut en voordelen, opleiden, begeleiding, feedback en communicatie.
5. Maak duidelijke afspraken over verwachtingen, planning, oplevermomenten, planningshorizon en frequentie van herijken. Heldere afspraken zorgen voor een soepel proces.

Meer rust en resultaat

Met een rolling forecast kijk je niet alleen verder vooruit, je haalt de praktijk en realistische cijfers naar binnen. Elke maand of elk kwartaal de horizon verschuiven, betekent elke keer de kans om beter te sturen. Dit geeft je grip, rust en resultaat in een steeds dynamischer speelveld. Of zoals we het vaak zeggen: stop met kijken in de achteruitkijkspiegel en begin met kijken door de voorruit.

Auteurs: Edwin Kalbfleisch & Henrico van Nijnatten
Edwin Kalbfleisch wil met zijn blogs het financieel management in de zorg versimpelen en daarmee een brug te slaan tussen de theorie en de praktijk. Hij zit in het Raad van Bestuur bij De Zorgcirkel en is schrijver van het boek ‘Financieel management in de zorg ontcijferd’.

Henrico van Nijnatten wil met zijn bijdragen het (financieel) sturen in de zorg versterken door complexe vraagstukken praktisch en begrijpelijk te maken. Hij is manager & consultant bij AAG, docent bij de NVTZ en lid van het sectorbestuur GGZ van Fizi. Vanuit zijn ervaring als Register Controller en adviseur van zorgorganisaties zet hij zich in voor forecasting als dynamisch stuurinstrument dat eigenaarschap vergroot en de verbinding legt tussen cijfers en inhoud.