Nog maar drie minuten werk: AI als oplossing voor tijdrovend schrijfwerk

Veel cliënten in de ouderenzorg krijgen intensievere zorg geleverd dan op basis van hun zorgzwaartepakket is afgesproken. Omdat het herindicatieproces veel tijd kost, krijgen organisaties een te lage vergoeding voor geleverde zorg. Zonnehuisgroep Amstelland startte een experiment om te onderzoeken of AI dit proces kan versnellen. Het resultaat was veelbelovend.

In 2024 startte Zonnehuisgroep Amstelland met Teams van de Toekomst, als onderdeel van de beweging Waardigheid en Trots. Deze teams gingen nadenken over welke zorgonderdelen efficiënter moeten worden geregeld. Naast het voorraadbeheer en het inhuizingsproces kwam daar het tijdrovende herindicatieproces uit.

“We hebben veel bewoners met een ZZP 6-indicatie aan wie we zorg leveren die past bij ZZP 8”, legt locatiemanager Sigrid van Brug uit. “Om alle geleverde zorg vergoed te krijgen, moeten we indicaties schrijven om die zorg op te hogen. Dit kost enorm veel tijd. Niet alleen van de zorgmedewerker, maar van alle ondersteunende medewerkers, van kwaliteitsverpleegkundige en teamcoördinator tot aan de behandelaars.”

Al brainstormend ontstond het idee om in de zoektocht naar een oplossing te experimenteren met AI. Van Brug: “Een van onze projectleiders had daar al enige ervaring mee. Vorig jaar in het voorjaar is het idee verder uitgewerkt en zijn we gaan experimenteren met een AI-tool. Iedere twee weken kwamen de projectleider, de kwaliteitsverpleegkundige en ik bij elkaar en zetten we steeds een stapje verder.”

Geld en tijd

De AI-tool wordt gevoed met informatie uit het zorgplan van een cliënt, aangevuld met informatie van het CIZ over welke zorg passend is bij welk zorgzwaartepakket. Daarnaast zijn formats voor de aan te leveren brieven aan artsen, psychologen en andere behandeldiensten ingeladen. De tool zet al deze relevante informatie om in een volledige aanvraag voor het CIZ en in bijbehorende brieven van behandelaars. “Drie minuten werk, zonder menselijke check”, aldus Van Brug. In presentaties kregen MT, vakgroepvoorzitters, teamcoördinatoren en collega-locatiemanagers doorberekend wat de inzet van AI in potentie oplevert. De winst zit niet alleen in snellere toegekende bekostiging, maar ook in tijd die zorgmedewerkers aan andere werkzaamheden kunnen besteden.

Toch waren de reacties wisselend, stelt Van Brug: “Collega’s waren wel overtuigd van de noodzaak voor ondersteuning. Een deel van de teamcoördinatoren vond de extra vergoeding voor ZZP 7-zorg niet zo’n groot verschil vergeleken met die voor ZZP 5. We zijn het gesprek aangegaan en hebben geprobeerd over te brengen hoe fijn het is als AI de benodigde brieven kan genereren die alleen nog maar goed gecheckt moeten worden.” Ook behandelend artsen stonden niet meteen te springen, totdat zij de gegenereerde brieven beoordeelden. “Ze waren verbaasd over wat de AI-tool kon en over de kwaliteit van de output.”

Die output blijft spannend, vindt Ivo Warmerdam, manager ICT & innovatie bij de Zonnehuisgroep. Zijn team herbergt aanjagers van innovatie en mensen die vanuit interne beheersing denken, zoals CISO’s en FG’s. “AI brengt in zijn algemeenheid serieuze risico’s met zich mee, maar het biedt ook serieuze kansen. Onze uitdaging is nu om alle betrokkenen goed mee te nemen in het proces, zodat zij vertrouwen krijgen in het systeem. En om alleen verantwoorde stappen te zetten.”

Nagenoeg foutloos

In de testfase zijn er, na een grondige menselijke check, AI-gegenereerde brieven de deur uit gegaan. Zeker aan het eind van de experimenteerperiode kwamen de nagenoeg foutloos uit het systeem. Volgens Van Brug slaat de tool de plank soms nog mis als er klinisch geredeneerd moet worden. Ze noemt een voorbeeld: “Een slechte intake van eten geeft een verhoogd risico op doorligplekken, wondstagnatie en verhoogde bloedsuiker. AI heeft moeite om dit soort verbanden goed uit te leggen. Daar moesten we de tekst wel op aanpassen. Verder konden alle brieven vrijwel allemaal een-op-een ingediend en goedgekeurd krijgen.”

Sigrid van Brug:
“Artsen waren verbaasd over de kwaliteit van de output”

Toch zijn er volgens Warmerdam nog genoeg hobbels te nemen voordat de tool echt operationeel is: “Als je in een open tool een cliëntdossier kunt inzien, dan is er sprake van een datalek. Dus moet alle informatie volledig geanonimiseerd worden. Nadat je de data in een model hebt geladen, moet je vervolgens weer alle persoonlijke informatie toevoegen.”

Hij vervolgt: “We hebben nu nog steeds situaties waarin de tool meerdere keren hetzelfde draaiboek doorloopt. En dan komt er een paar keer ZZP 5 uit en een paar keer ZZP 7. Dat is best ingewikkeld om op te lossen.” De menselijke check moet goed geborgd blijven, concludeert hij: “De professional blijft verantwoordelijk voor wat er ingediend wordt.”

Slechte input geeft slechte output

Maar het begint volgens Van Brug met de input. “Bij slechte input krijg je ook slechte output. Dus moeten we er goed op sturen dat onze zorgmedewerkers de juiste informatie goed verwoord in het zorgplan zetten. We moeten op basis daarvan aantonen dat een cliënt bijvoorbeeld van ZZP 5 naar ZZP 7 moet worden opgehoogd. Nu komt het voor dat we bij een cliënt meer dan acht keer per dag zorg verlenen, terwijl we dat niet teruglezen in de rapportage.”

De Zonnehuisgroep betrekt bewust externe ogen erbij. Dat is in de eerste plaats de leverancier van de tool, maar ook het CIZ heeft vanaf het begin meegekeken met de ontwikkelingen. Warmerdam: “Het CIZ is enthousiast over ons initiatief. Zij verwachten dat organisaties de komende jaren strakker gaan sturen op herindicaties en ondersteunen een initiatief als het onze graag.”

Wanneer verwacht hij dat het tool operationeel is? Warmerdam is voorzichtig: “We zien soms nog typische AI-hallucinaties in de output. Die zijn eruit te halen, maar dat betekent niet dat het systeem het vervolgens ook maar goed doet. Met dat technische deel zijn we hard bezig. Ik denk dat de problemen overkomelijk zijn. Tegelijkertijd hebben we de risico’s in kaart gebracht. We zien gelukkig dat de dagelijkse registraties steeds beter worden ingeladen. Zodra de technische aspecten onder controle zijn, dient het inrichtingsvraagstuk zich aan. Dan gaat het niet meer over ICT, maar moeten we met de locaties gaan bedenken hoe we het totale proces inrichten. Twee stapjes vooruit, een stap terug, zo zal het gaan.”