Real-time inzage in de cijfers

Een zorgorganisatie zonder samenhang is weliswaar bestuurbaar, maar niet stuurbaar. Dagelijks wordt er gestuurd op productie, inzet van mensen, kwaliteit en geld. Maar met AI kun je de samenhang hiertussen zichtbaar maken.

Productie, inzet van mensen, kwaliteit en geld: ze bestaan vaak naast elkaar: in verschillende systemen, met verschillende definities, en op verschillende momenten beschikbaar. Precies daar ontstaat het probleem. Onvoldoende samenhang blijft niet beperkt tot cijfers, het raakt direct de kwaliteit van zorg. Want als personele inzet niet aansluit op de zorgvraag, als productie niet past bij financiering, of als kwaliteit niet zichtbaar wordt in de cijfers, dan stuur je niet. Dan reageer je.

Van afzonderlijke cijfers naar samenhang

Voor veel zorgorganisaties is de maandafsluiting nog altijd het centrale moment van inzicht. Ook bij Zwanenhof, een kleinschalige zorgorganisatie op een landgoed in Twente was dat lange tijd het geval. Zwanenhof combineert dagbeleving, begeleiding en werk met tijdelijk verblijf voor Oekraïense vluchtelingen. Daarbij komen verschillende financieringsstromen samen vanuit Wmo, Participatiewet, Wlz, pgb en Rijksvergoedingen.

“Wij liepen altijd ruim een maand achter de feiten aan”, zegt Ronald Helder, eigenaar van Zwanenhof. “Je stuurt eigenlijk op cijfers die alweer verouderd zijn.” De nadruk lag op het afsluiten van periodes en het verklaren van afwijkingen. Inzicht kwam pas nadat het proces was afgerond. Die praktijk vormde de aanleiding voor een andere benadering. Vanuit die behoefte ontwikkelde Ficare, in samenwerking met een AI-specialist, een AI-toepassing, Evoke geheten.

Het sluit direct aan op de financiële administratie in AFAS en controleert en analyseert deze continu tijdens het proces. Afwijkingen worden direct zichtbaar, inclusief voorstellen voor correcties die door de financial worden beoordeeld. “Ik zocht naar een toepassing die zorgt voor actueler en betrouwbaarder inzicht, slim is en ons adviseert. Maar ook een toepassing die de samenwerking tussen financials in de zorg en zorgmanagers ondersteunt.” Het gevolg is dat informatie eerder beschikbaar is en sneller betrouwbaar wordt.

Ronald Helder, eigenaar Zwanenhof:
“Ik zocht een toepassing die de samenwerking tussen financial en manager ondersteunt”

Voor Zwanenhof betekende dat een merkbaar verschil in de dagelijkse praktijk. “De snelheid waarmee we nu nagenoeg real-time inzage hebben in de cijfers, dat is echt een verademing”, zegt Helder. Een voorbeeld is een wijziging van financieringsvorm binnen de Wmo, van Zorg in Natura naar pgb. “Voorheen zag je dat pas na een maand. En die maand ben je kwijt.” Door eerder inzicht kan het effect direct worden beoordeeld en kan er tijdig worden bijgestuurd. “Van ‘hoe staat het?’ naar ‘dit ga ik doen’.”

Van cijfers naar besluitvorming

Binnen Zwanenhof wordt die informatie inmiddels breder gebruikt. Niet alleen finance, maar ook coördinatoren en management hebben toegang tot inzichten en gebruiken deze in hun werk. “Je kunt onbeperkt vragen stellen zonder dat het extra tijd vraagt van collega’s. Dit maakt overleg en besluitvorming in managementteams ook efficiënter”, zegt Helder. Via een chatfunctie kan financiële data direct worden bevraagd, waardoor informatie toegankelijker en sneller bruikbaar wordt binnen de organisatie. Dit zorgt voor een directere koppeling tussen financiële informatie en operationele keuzes. De ontwikkeling die hier zichtbaar wordt, is onderdeel van een bredere verandering in de manier waarop finance functioneert.

Die laat zich samenvatten in vier verschuivingen:

• van systemen die afhankelijk zijn van input naar systemen die actief ondersteunen
• van controleren en registreren naar sturen en duiden
• van reageren op afwijkingen naar eerder signaleren van ontwikkelingen
• van achteraf begrijpen naar eerder kunnen beslissen

Het gaat daarbij niet alleen om snelheid, maar vooral om de betekenis van financiële informatie. De AI-toepassing maakt het mogelijk om finance te verplaatsen van beheersing en herhaling naar een rol waarin meer ruimte ontstaat voor betekenis, visie en groei.

Naar één besturingssysteem

Een volgende stap is momenteel in opbouw: het samenbrengen van financiële data met productiedata. In veel organisaties zijn deze gegevens nog gescheiden, waardoor inzicht versnipperd blijft. Door deze te combineren ontstaat één samenhangend beeld van productie, kosten en opbrengsten. Dat maakt het mogelijk om niet alleen beter te begrijpen wat er gebeurt, maar ook om eerder vooruit te kijken. Door productie, personeelsinzet en omzetstromen te koppelen, ontstaat real-time forecasting: een doorlopende prognose van omzet, kosten en resultaat op basis van actuele ontwikkelingen.

“Financiële sturing wordt strategisch in plaats van reactief”

Ook capaciteitssturing verandert. Inzicht in bezetting, zorgzwaarte en beschikbare formatie maakt het mogelijk om eerder te zien waar onder- of overbezetting ontstaat, met directe gevolgen voor kwaliteit en rendement. Dit leidt tot betere personeelsplanning, minder ad-hoc inzet en een stabielere organisatie. Daarnaast ontstaat ruimte om scenario’s door te rekenen, bijvoorbeeld bij groei, krimp of tariefwijzigingen, waardoor financiële sturing minder reactief en meer strategisch wordt. De impact zit niet alleen in betere informatie, maar vooral in gedrag. Wanneer teams zien wat hun keuzes betekenen voor kwaliteit en rendement, ontstaat eigenaarschap.

Dataveiligheid als randvoorwaarde

Binnen deze ontwikkeling blijft dataveiligheid een belangrijk uitgangspunt. Dat kun je garanderen door uitsluitend op brondata binnen AFAS te werken. De data wordt dan niet verplaatst of opgeslagen buiten de bestaande omgeving en blijft daarmee binnen de bestaande beveiligingsstructuur van de organisatie. Daarmee sluit de toepassing aan op de geldende eisen rondom AVG en dataveiligheid.

De zorgfinancial in een nieuwe rol

Bij Zwanenhof hebben ze hier in de praktijk ervaring mee. “Het heeft ons rust gebracht. Niet omdat er minder werk is, maar omdat we anders werken”, zegt Helder. De grootste verandering zit niet in de technologie, maar in de werkwijze van de organisatie en de veranderende rol van de financial. Waar de nadruk voorheen lag op afsluiten en verklaren, ligt die nu op het ondersteunen van keuzes tijdens het proces. Financials die met dit systeem werken, besteden minder tijd aan controle en zijn nauwer betrokken bij besluitvorming. Zij werken direct samen met zorgmanagers en bestuurders en dragen bij aan keuzes rondom capaciteit, kwaliteit en rendement.

Dat vraagt om een ander profiel: nieuwsgierigheid, het vermogen om verbanden te leggen en de ambitie om bij te dragen aan keuzes die direct effect hebben op kwaliteit en rendement. De beweging is ingezet. De vraag is niet of financiële sturing in de zorg verandert, maar hoe snel organisaties deze manier van werken omarmen en welke rol financials daarbij innemen.

Tekst: Thijmen Pol, eigenaar Ficare