De beste bezuiniging? Investeer in overhead!

De aangekondigde zorgbezuinigingen in het coalitieakkoord verhogen de druk op de sector. De gebruikelijke reflex is dan: bezuinigen op de overhead om het primair proces te ontzien. Daar wordt immers de zorg geleverd en het geld verdiend. Maar overhead is juist een onmisbare schakel.

Als je wat nauwkeuriger kijkt, zie je dat die overhead juist een cruciale hefboom kan zijn voor structurele én slimmere besparingen. Dat zit zo: in veel zorgorganisaties is de financiële spanning voelbaar. Personeelskosten stijgen sneller dan de tarieven, de arbeidsmarkt blijft uitzonderlijk krap en het ziekteverzuim is hardnekkig hoog. Wanneer de financiële druk toeneemt, wordt overhead al snel gezien als logische plek om te snijden. Maar de vraag is of die reflex vandaag de dag nog verstandig is. Nu veel organisaties kampen met krapte en een hoog verzuim, is de claim ‘minder ondersteuning = meer financiële ruimte voor de zorg’ steeds minder van toepassing.

Het primaire proces kan namelijk niet zonder ondersteuning, gezien allerhande administratieve verplichtingen, toenemende automatisering, nieuwe technologieën en een complexere zorgvraag en snel veranderende werkprocessen. Snijden in de overheadcapaciteit kan betekenen dat overheadtaken, zoals het maken van roosters en planningen of kwaliteitsrollen, naar zorgmedewerkers verschuiven. Dit heeft een negatief effect op de werkdruk, de productiviteit, de medewerkerstevredenheid, het verloop en de verzuimcijfers. En leidt daarmee juist tot meer kosten. Zo kan een op papier logisch lijkende bezuiniging zomaar als boemerang terugkeren.

Van kostenpost naar productiviteitsmotor

Als overhead en primair proces de handen ineenslaan, kan dit juist helpen de echte kosten structureel te verlagen. Dit kan door gezamenlijk te bepalen waar zorgprofessionals het meest van profiteren. Denk aan:

• ICT’ers die processen vereenvoudigen en AI of RPA (robotic process automation) inzetten, waardoor zorgprofessionals minder tijd kwijt zijn aan registraties
• Financials die de data benutten om scenario’s door te rekenen, zodat bestuurders eerder én beter kunnen bijsturen
• Slimme roostervoorzieningen die tijdig knelpunten signaleren én oplossen
• Hr-teams die actief helpen sturen op inzetbaarheid, voorspelbare werkdruk of preventieve verzuimaanpak

Als de overhead knelpunten wegneemt, ontstaat ruimte in het primaire proces. Niet doordat zorgprofessionals harder lopen, maar doordat ze slimmer worden gefaciliteerd. Voor zorgprofessionals betekent dat meer tijd voor de taken waarvoor zij zijn opgeleid en waarvoor zij warmlopen. Organisaties profiteren doordat de productiviteit stijgt. En bestuurders en controllers krijgen (eindelijk) zicht op structurele bezuinigingseffecten.

Enzo van den Maagdenberg:
“Veel zorgorganisaties moeten tegelijkertijd investeren en snijden in de kosten”

Geen zwart-witkeuze

Hoewel op deze manier in veel zorgorganisaties winst te behalen is, zie ik in de praktijk vaak dat deze benadering – overhead als kracht – zelden wordt gekozen. Niet uit onwil, maar uit gewoonte. Waar snijden in de overhead concreet, zichtbaar en snel overkomt, voelt investeren in de overhead intuïtief als ongepast, zeker in tijden van financiële druk.

Toch komen duurzame bezuinigingen pas tot stand als organisaties bereid zijn de overhead te zien als strategische partner. Dat betekent: ruimte geven om te experimenteren, de samenwerking tussen overhead en primair proces versterken en sturen op effecten in plaats van op formatie. In praktijk is dit geen zwart-witkeuze. Veel organisaties moeten tegelijkertijd snijden in sommige onderdelen van de overhead om financieel te overleven, en investeren in andere onderdelen om structureel kosten te verlagen en de toegevoegde waarde te vergroten.

Meer dan besparen

Bezuinigen om te bezuinigen leidt enkel op de korte termijn tot een kostenreductie. Bezuinigingen die voortkomen uit het versterken van de overhead leveren daarentegen vaak meer op dan organisaties op voorhand verwachten. De recent verschenen vierde editie van het jaarlijkse Berenschot Inspiratiemagazine toont een aantal mooie voorbeelden van hoe een betere overhead – door kwaliteit, samenwerking en effectiviteit – het primaire proces helpt te excelleren. Het vraagt een andere blik, eentje die niet start bij formatie, maar bij de vraag: welke voorwaarden heeft het primaire proces nodig om te excelleren en welke rol speelt de overhead daarin?